Nel realizzare una campagna di e-mail marketing , vengono seguite le seguenti fasi operative:

• Organizzazione mailing list: acquisizione dell'archivio degli indirizzi fornito da parte del committente o appoggio ad una lista in outsourcing ; organizzazione della stessa in un database ottimizzato per il mailing.
• Redazione del messaggio
• Impaginazione del messaggio in standard HTML o richmail.
• Collegamento alla mailing list: personalizzazione dei contenuti, attraverso il collegamento del messaggio con i dati presenti nel database.
• Invio.
• Monitoraggio dei ritorni: quando un destinatario "clicca" su uno dei link presenti nel messaggio e visita la pagina web contenente l'offerta oggetto del mailing, lascia una traccia del suo passaggio su di un apposito database. Viene così redatto un elenco completo di quanti e quali destinatari hanno trovato interessante la proposta oggetto del mailing. Inoltre, è possibile combinare il monitoraggio dei ritorni con il monitoraggio degli accessi al sito, per tracciare un profilo più completo dei visitatori derivanti da operazioni di e-mail marketing.